Heldere correspondentie voor de provincie Fryslân
Steeds meer overheidsinstanties zien het belang in van helder communiceren met de buitenwereld. Zo ook de provincie Fryslân. Het Taalcentrum-VU heeft de provincie twee jaar lang ondersteund met schrijftrainingen en uitgebreide tekstredactie.
In het najaar van 2009 begon de provincie Fryslân met het programma ‘Aangenaam! Helder corresponderen’, een verbetertraject voor betere brieven en formulieren. Tijdens het traject heeft het Taalcentrum-VU onder meer een nul- en eenmeting uitgevoerd, een klantenpanel georganiseerd, een schrijfwijzer opgesteld, schrijftrainingen verzorgd en een flink aantal teksten herschreven.
Juridisch, maar toch helder
Wie uit naam van de provincie een heldere brief wil opstellen, staat al snel voor een grote uitdaging. Veel mededelingen gaan namelijk gepaard met zeer nauwkeurig geformuleerde wets- en beleidsbepalingen. Toch is het wel degelijk mogelijk een juridische boodschap om te zetten in een vriendelijke, vlot en eigentijds geformuleerde heldere boodschap voor de burger. Het onderstaande voorbeeld illustreert dat.
Oorspronkelijke versie |
Krachtens het gestelde in de Wegenverordening provincie Fryslân verleen ik u c.q. uw rechtverkrijgende, ontheffing van het bepaalde in artikel 3: lid 1 onder a. Deze ontheffing heeft betrekking op het (ver)leggen, hebben, verwijderen en onderhouden van kabels langs/door de [locatie]. Ik attendeer u er nog op dat, ingevolge artikel 5.2, lid 1 van de Telecommunicatiewet er tevens instemming is vereist van de betreffende gemeente waar het kabeltracé door heen loopt. |
Bewerkte versie |
Op [datum] hebt u een ontheffing aangevraagd op de Wegenverordening provincie Fryslân. U wilt namelijk kabels (ver)leggen, hebben, verwijderen en onderhouden langs of door [locatie]. Graag laten wij u weten dat wij uw aanvraag goedkeuren. U krijgt deze ontheffing op basis van de Wegenverordening provincie Fryslân, artikel 3: lid 1 onder a. Ook toestemming gemeente nodig |
Ook in de toekomst bewuste communicatie
De provincie Fryslân is tevreden over het resultaat van het programma. ‘Onze medewerkers zijn zich bewuster geworden van hoe ze duidelijker kunnen communiceren met de buitenwereld’, aldus Tineke van der Weg, communicatiemedewerker van de provincie Fryslân. ‘Het Taalcentrum-VU heeft veel bijgedragen aan deze bewustwording. De samenwerking is nu afgerond. Als provincie blijven we er desondanks alert op dat we onze correspondentie ook in de toekomst helder en begrijpelijk houden.’
Meer weten?
Wilt u ook betere brieven en formulieren? Het Taalcentrum-VU stelt graag samen met u een programma op om de communicatie in uw organisatie te verbeteren. Neem contact met ons op via 020 - 598 64 20 en vraag naar de mogelijkheden.
