Helder samenvatten in vier stappen
Niemand leest rapporten van kaft tot kaft: lezers hebben haast. Daarom stellen steeds meer organisaties een samenvatting bij elk rapport verplicht. Maar hoe schrijft u een goede samenvatting?
Stap 1: streep de belangrijkste passages aan
Loop eerst de belangrijkste onderdelen van uw rapport na: inleiding en slot. Alle passages die u belangrijk vindt, kopieert en plakt u naar een nieuw document. Uit de inleiding haalt u aanleiding, doel van de tekst en centrale vraag. Uit het slot haalt u hoofdbevindingen en aanbevelingen. In het middenstuk selecteert u de belangrijkste ondersteunende feiten en argumenten.
Stap 2: orden
Zet de geselecteerde stukjes informatie in een logische volgorde. In de samenvatting kiest u een andere volgorde dan in de tekst zelf. In de samenvatting geeft u altijd eerst de kern, de conclusies, en u voegt dan de belangrijkste onderbouwing toe.
Stap 3: schrijf de samenvatting
Nu het lastigste: van uw selectie maakt u een beknopte en helder samenhangende tekst. Leg de nadruk op wat relevant is voor de lezer: hoofdpunten en uitkomsten. Als u moeite hebt om los te komen van de geschreven tekst, probeer u dan voor te stellen hoe u de hoofdlijnen mondeling zou uitleggen aan een geďnteresseerde leek.
Stap 4: maak het overzichtelijk
Gebruik typografische middelen die het overzicht vergroten: tussenkopjes, nummering, opsommingen. Dat maakt de samenvatting zowel voor de lezer als voor uzelf overzichtelijker.
Stap 4: check!
Loop uw samenvatting na: begrijpt de lezer alles zonder de hoofdtekst te raadplegen? Komt de kerninformatie al in het begin naar voren? En heel belangrijk: hebt u de juiste afweging gemaakt tussen volledigheid en beknoptheid? Hou het zo kort mogelijk: een half A4’tje voor een kort rapport, één of twee A4’tjes voor een langere tekst.
Hulp bij het samenvatten nodig? Volg de workshop Heldere samenvattingen schrijven.
