Ouderwetse typemachines gebruiken we niet meer, papieren brieven zijn een uitzondering geworden, maar sommige schrijfgewoonten uit voorbije tijden leven hardnekkig voort. Ook in tijden van razendsnelle online zakelijke communicatie sluiten schrijvers hun bericht nog af met antieke zinnen als ‘Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd’. Hoe eindig je je mail of brief beter?
Van schrijftaal naar spreektaal …
Altijd als wij e-mailtrainingen verzorgen binnen organisaties, valt het ons op: de stijl wordt steeds vriendelijker en moderner. De woordkeuze ontwikkelt zich van schrijftaal naar spreektaal. ‘Hierbij heb ik het genoegen u mede te delen dat …’ wordt definitief vervangen door ‘Graag laat ik u weten dat …’
… maar niet altijd
Gek genoeg lijkt de moderne inspiratie vaak op te houden tegen het einde van het bericht. Dan halen schrijvers nog altijd museumstukken als de volgende uit het depot:
- We zien gaarne zo spoedig mogelijk uw antwoord tegemoet.
- In afwachting van uw antwoord verblijf ik.
- Ik hoop spoedig iets van u te vernemen.
- Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
- In afwachting van uw reactie,
Doe het niet!
Clichézinnen als de bovenstaande kun je beter niet gebruiken. Ze zijn ouderwets, klinken stijf en zeggen niet zoveel – het is nogal wiedes dat je hoopt dat je bericht de lezer ergens over informeert. Gebruik het slot liever om de lezer te herinneren aan een actie of te laten weten hoe hij jouw organisatie kan bereiken.
Hoe pak je het beter aan?
De laatste zin van je e-mail of brief heeft (net als de openingszin) een hoge attentiewaarde: een lezer kijkt in eerste instantie naar het begin en het einde. Als je een reactie verwacht van de lezer, geef je duidelijk aan wat, wanneer en hoe:
- Stuurt u ons uw vergunningaanvraag voor 24 mei? Dan kunnen we die nog voor 1 juni behandelen.
Bied service bij vragen: verwijs door naar een contactpersoon met naam, telefoonnummer en mailadres. Bijvoorbeeld zo:
- Hebt u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. U kunt mailen naar … of ons bellen op … U bereikt ons op werkdagen tussen 8.00 en 17.00 uur.
Maatwerk is het beste; kijk dus per brief of mail wat een passende afsluiting is. Maar laat zinnen als ‘In afwachting van uw antwoord verblijf ik’ waar ze thuishoren: in de vitrines van het Museum voor Klassieke Correspondentie.
