Gemeente Amsterdam werkt structureel aan heldere communicatie

Gemeente Amsterdam werkt structureel aan heldere communicatie

Door Anniek Spekking

Contact opnemen

De medewerkers van Leerplicht binnen Gemeente Amsterdam communiceren mondeling en schriftelijk, in het Nederlands en het Engels met diverse doelgroepen. Om de communicatie vanuit de leerplichtambtenaren zo helder en eenduidig mogelijk te laten verlopen heeft de gemeente Taalcentrum-VU ingeschakeld. Gezamenlijk zijn we een uitgebreid ondersteuningstraject gestart waarin de dagelijkse communicatie door leerplichtambtenaren, -ondersteuners en -assistenten centraal staat en we deze samen verder verbeteren.

 

In dit artikel belichten we dit trainingstraject vanuit verschillende invalshoeken: de projectleider, de deelnemer en de teammanager.

 

Waarom communicatietrainingen?

Aan het woord: Iris Hofman, adviseur Kwaliteit binnen Leerplicht van Gemeente Amsterdam en tevens projectleider van dit traject. Iris Hofman is binnen dit project de schakel tussen Leerplicht en Taalcentrum-VU.
‘We hebben Taalcentrum-VU ingeschakeld om bij Leerplicht Amsterdam toe te werken naar een heldere en eenduidige schrijfstijl en het zelfvertrouwen in schrijfvaardigheid een boost te geven. Dit draagt bij aan onze professionaliteit en samenwerking. Wij hebben zowel mondeling als schriftelijk veel contact met jongeren, ouders, verzorgers en ketenpartners. Hierin vinden we het belangrijk om in het contact alert te zijn op toon, correctheid en een kernachtige boodschap om mistanden te voorkomen.’
Teammanager Sophie Oskam haakt hierop in: ‘We willen als afdeling Leerplicht inderdaad de kwaliteit van ons werk blijvend verbeteren. We schrijven heel wat af als het gaat om e-mails, rapportages, processen-verbaal en notulen. Het is belangrijk dat deze teksten zo begrijpelijk en correct mogelijk geschreven worden.’

Zichtbare effecten

Iris Hofman: ‘Ik vind de projecten tot nu toe heel goed lopen. De trainingen sluiten goed aan op de praktijk en deelnemers geven aan dat ze de training als leerzaam en leuk ervaren. We zien het effect van de trainingen ook al terug in de dagelijkse werkzaamheden. Bijvoorbeeld in de werklogboeken van mijn collega’s. Afgelopen jaar hebben we aan de hand van een feedbacktool de dossiers met daarin de werklogboeken gescreend. Hierin zagen we een hoge score op leesbaarheid, bejegening en feitelijkheid terugkomen.’
‘Ik zie het effect van de trainingen vooral ook terug in de e-mails en rapportages. Die worden nu veel beknopter geschreven dan voorheen’, vult Sophie Oskam aan.

Smaakt naar meer

‘Vanuit de deelnemers hoor ik veel positieve verhalen’, gaat Iris Hofman verder. ‘Ze geven onder andere aan dat ze veel geleerd hebben en dat de training goed aansluit op de praktijk. Ook zijn ze enthousiast over de trainers. De communicatietrainingen smaken naar meer; bijna alle deelnemers geven aan behoefte te hebben aan een vervolgtraining.’
Sophie Oskam: ‘Onze ambitie met het team is om door te gaan met deze trainingen en de kwaliteit blijvend te verbeteren. We zullen de schrijftrainingen dan ook tweejaarlijks aanbieden aan alle leerplichtambtenaren. In de toekomst zullen we ook focussen op het schrijven van een proces-verbaal.’

Een kort interview met trainingsdeelnemer Salwa Slimane


  • Hoe heb je de training ervaren?

Ik heb de schrijftraining van Taalcentrum-VU gevolgd en heb de training als zeer prettig ervaren. Het was een uitgebreide training waarbij ik ruim de tijd kreeg om mijn eigen werk onder de loep te nemen.

  • Wat waren de grootste lessen tijdens de training?

De grootste les was voor mij dat je nooit uitgeleerd bent en dat er altijd ruimte is voor verbetering. Het is altijd goed om de grammatica- en spellingsregels te herhalen en op te frissen. Ook collega’s die het werk al jaren doen en een bepaalde schrijfstijl hebben ontwikkeld, zagen in dat er altijd ruimte is voor verbetering.

  • Merk je al verschil in je manier van schrijven?

Ik merk dat ik nu concreter en duidelijker schrijf in mijn e-mails. Die konden wel eens langdradig en niet altijd to the point zijn. Ook kwam het wel eens voor dat ik pas aan het eind van mijn mail een vraag stelde. De lezer moest dan door een doolhof aan tekst wandelen om aan het einde pas te lezen wat de vraag was.

  • Wat was top aan de training? En heb je nog een tip?

Top: Je gaat aan de slag met jouw eigen stukken, waardoor je gelijk ziet hoe je het anders kunt aanpakken en hoe je het geleerde in de praktijk kunt toepassen. Daarnaast maakt de trainer echt tijd voor je en is er ruimte voor persoonlijke feedback.

Tip: Niet iedereen in een groep heeft dezelfde leerbehoeftes. Ik raad dus aan om verschillende trainingen aan te bieden, zodat wij ons als deelnemers kunnen inschrijven op de training die het beste bij ons past.

  • Zou je de training aanraden aan anderen?

Deze training is zeker niet alleen voor leerplichtambtenaren nuttig. De training is interessant voor iedereen die regelmatig teksten/e-mails schrijft. Je bent nooit uitgeleerd.

Hoe bevalt de samenwerking met Taalcentrum-VU?

Iris Hofman: ‘Ik heb een fijne samenwerking met Taalcentrum-VU. Als er iets is, kunnen we snel schakelen. Ook zien de trainingen er goed uit en is de organisatie van de trainingen goed geregeld. Kortom: ik ben erg tevreden en kijk ernaar uit om nog langer met elkaar samen te werken.’
Sophie Oskam: ‘Ik ben blij dat we met Taalcentrum-VU zijn gaan samenwerken. Professioneel en prettig kan ik de samenwerking wel noemen.’

 

Wil je de communicatie binnen jouw organisatie naar een hoger niveau tillen?

Neem contact op met trainingen@taalcentrum-vu.nl en wij helpen je graag verder.

Auteur: Anniek Spekking

Anniek werkt sinds maart 2019 bij het Taalcentrum en is pas 25 lentes jong. Maar onderschat haar niet: als medewerkster marketingcommunicatie staat ze haar mannetje.

Meer over Anniek
298