Heldere teksten schrijven, dat is waar de trainers en tekstredacteuren van het Taalcentrum-VU elke werkdag mee bezig zijn. Vorig jaar hebben we in een serie interviews onderzocht hoe zes professionals uit andere beroepsgroepen aankijken tegen het onderwerp helder schrijven. Wat kunnen wij en jij leren van de inzichten uit hun specifieke vakgebied? In deze blog zetten we de toptips van de eerste drie experts die we spraken voor je op een rij. In deel twee komen de andere drie experts aan bod.
Toptips van consumentenpsycholoog Patrick Wessels
Met consumentenpsycholoog Patrick Wessels spraken we over het belang van helder én overtuigend schrijven, vooral als het gaat om gedragsbeïnvloeding. Het hele interview lees je hier; Patricks toptips staan hieronder:
- Houd de boodschap zo kort en concreet mogelijk. Wil je gedrag beïnvloeden? Communiceer dan vooral de meest noodzakelijke aspecten; benoem alleen dat wat echt bijdraagt aan het gedrag dat je wilt bereiken.
- Schrijf heel gericht voor jouw doelgroep, zodat de tekst meer aanspreekt. Kies dus de woorden, voorbeelden en stijl die past bij de mensen voor wie je schrijft. Houd daarbij te allen tijde in je achterhoofd dat je andere doelgroepen niet uitsluit.
- Hoe communiceer je effectief? Wessels adviseert een aanpak in vijf stappen:
- Analyseer jouw lezersdoelgroep. Probeer echt te snappen hoe de doelgroep denkt en wat de beweegredenen zijn om bepaald gedrag te vertonen.
- Schets een probleem of situatie waar de doelgroep tegenaan loopt. Beschrijf het zo, dat de lezer zichzelf er daadwerkelijk in herkent.
- Bied de helpende hand: laat jouw lezer weten dat je de situatie snapt en dat je de oplossing hebt. Op deze manier ‘ontspan’ je de lezer. En een ontspannen lezer kun je ten slotte overtuigen.
- Zeg niet alleen dat je de lezer kunt helpen, maar bewijs dit ook. Laat zien dat je soortgelijke situaties eerder hebt opgelost voor anderen. Denk bijvoorbeeld aan ‘sociaal bewijs’ (het tonen van reviews) of concrete voorbeelden uit de praktijk.
- Bied tot slot op een laagdrempelige manier het aanbod aan, waarmee de lezer zijn/haar probleem kan oplossen.
Toptips van crisiscommunicatie-expert Tom Compaijen
Met crisiscommunicatie-expert Tom Compaijen spraken we over heldere communicatie tijdens crisissituaties. Hoe communiceer je effectief bij crises of incidenten binnen een organisatie? Het hele interview lees je hier. Toms toptips lees je hieronder:
- Wat je communiceert moet zo glashelder zijn dat echt iedereen het begrijpen kan, ook de laaggeletterde doelgroep. Dat betekent bijvoorbeeld dat je korte, eenvoudige, actieve zinnen gebruikt.
- Denk aan de emotionele verbinding met je publiek. Zorg ervoor dat je vertrouwen krijgt. Gebruik woorden die aansluiten op hoe de buitenwereld een bepaalde gebeurtenis voelt. Als je benoemt dat je zelf ook geschrokken bent, draagt dat bij aan het vertrouwen. Zonder vertrouwen neemt de buitenwereld de informatie niet van je aan.
- Wees eerlijk over wat je wel en niet weet. Vertrouwen tot stand brengen betekent ook dat je alles vertelt wat je naar buiten kunt brengen. Als een verhaal niet compleet is, zorgt dat voor verwarring. Heb je (nog) niet alle informatie? Wees daar dan eerlijk over en vertel wat je wél kunt delen.
- Openheid en transparantie zijn enorm belangrijk. Heb jij als organisatie iets fout gedaan? Erken dat. Verdraai de feiten niet, houd niets achter. Anders raak je het vertrouwen van je lezer kwijt.
Toptips van gemeentesecretaris Erik van Wattingen
Met gemeentesecretaris Erik van Wattingen spraken we over overheidscommunicatie: hoe bereik je burgers, hoe zorg je dat de boodschap aanslaat en via welke kanalen communiceer je? Eriks antwoorden lees je in het hele interview en in de toptips hieronder:
- Verplaats je in de lezer: communiceer vanuit de burgers, spreek de taal van jouw doelgroep. Doe dat via de juiste kanalen: onderzoek per doelgroep waar zij actief zijn en via welke communicatiekanalen je hen het beste kunt bereiken.
- Stem de communicatie in de verschillende kanalen ook op elkaar af. Wees consistent in wat je wilt uitstralen en in wat je communiceert. Uiteindelijk wordt je dienstverlening beter en ga je efficiencywinst boeken.
- Om draagvlak te creëren bij burgers moet je als gemeente transparant zijn. Leg uit waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Op deze manier accepteren burgers sneller besluiten waar ze het in eerste instantie niet mee eens zijn.
- Om achter de behoeften te komen van jouw doelgroep, moet je doorvragen. Alleen als je doorvraagt, luistert en begrijpt waar behoefte aan is, kom je erachter of je in die behoeften kunt voorzien en kun je dat ook communiceren.
- Begrijpelijke overheidscommunicatie is een uitdaging. Initiatieven die je als overheid of gemeente kunt ondernemen, zijn:
- een tegenlezer inzetten: laat teksten eerst langs collega’s gaan en voorzie de teksten van feedback;
- de doelgroep met de doelgroep laten communiceren: laat de doelgroep zelf meedenken over de communicatie binnen die doelgroep;
- persoonlijke contactgegevens onder teksten plaatsen: mensen die iets onduidelijk vinden, kunnen dan direct contact opnemen;
- hulp inschakelen van professionals: een extern trainingsbureau inschakelen met professionals die met je meedenken over het verbeteren van de communicatie en je daarin ook begeleiden en trainen. Trainen met je eigen teksten en maatwerktrainingen zijn erg waardevol.
Hulp nodig bij begrijpelijk(er) communiceren?
Volg de training Begrijpelijk schrijven (B1) alleen of samen met jouw collega’s en leer hoe je ingewikkelde kwesties naar gewonemensentaal vertaalt.
Bekijk de trainingspagina of neem contact op met trainingen@taalcentrum-vu.nl.
