Je moet een tekst schrijven. Een blog, een e-mail of misschien een langer rapport. Hoe zorg je voor een heldere en uitnodigende tekst? Hoe maak je het de lezer zo gemakkelijk mogelijk? Maak gebruik van deze 7 gouden schrijfregels. Als je die volgt, weet je zeker dat je tekst goed in elkaar zit en je boodschap glashelder overkomt.
1 | Zet de kernboodschap voorop
Begin met de kernboodschap. Vaak pakken schrijvers het andersom aan: ze vertellen hun verhaal in chronologische volgorde. Ze noemen de aanleiding, vertellen welke stappen ze daarna gezet hebben, en komen dan tot de conclusie. Denk aan een brief van de gemeente: u hebt een subsidie aangevraagd, we hebben gekeken of u aan de voorwaarden voldoet, en ja, u krijgt subsidie. Keer dat om: eerst boodschap (u krijgt subsidie), dan de onderbouwing (want u voldoet aan de voorwaarden).
2 | Houd alinea's kort
Behandel één onderwerp per alinea. Lange alinea’s zijn moeilijker te volgen; de lezer moet in al die informatie zelf op zoek naar de belangrijkste zinnen. Houd je alinea’s daarom kort. Ga uit van ongeveer vijf tot zeven regels per alinea. Stap je over op een nieuw onderwerp? Dan is dat de plaats om op een nieuwe alinea te beginnen.
|
Niet: één lange alinea: |
Beter twee korte alinea’s: |
|
Het vinden van geschikte huisvesting voor studenten kan een uitdaging zijn. In veel steden is de vraag groter dan het aanbod en wachtlijsten kunnen lang zijn. Soms duurt het jaren voor je in aanmerking komt voor je eerste kamer. Begin daarom op tijd met je zoektocht. Schrijf je tijdig in bij online platforms voor studentenhuisvesting, zoals ssh.nl. Je hebt namelijk meer kans op een woning als je al langer ingeschreven staat.
|
Begin daarom op tijd met je zoektocht. Schrijf je tijdig in bij online platforms voor studentenhuisvesting, zoals ssh.nl. Je hebt namelijk meer kans op een woning als je al langer ingeschreven staat.
|
3 | Maak het scanbaar: gebruik tussenkopjes
Hoe uitnodigender je tekst eruit ziet, hoe beter. Maak je tekst daarom scanbaar door veel tussenkopjes te gebruiken. Lezers scannen de tekst meestal, voordat ze besluiten of ze verder willen lezen. Tussenkopjes trekken je lezers de tekst in en stellen ze in staat om snel door de tekst te navigeren. Tip: liever geen kopjes van één woord, maar korte zinnetjes in krantenkopstijl. Check of de lezer alleen al door de kopjes te scannen, een globaal beeld krijgt van de inhoud.
4 | Spreek de taal van je lezer: geen moeilijke woorden of jargon
Door moeilijke woorden en jargon te gebruiken, kun je heel wat lezers afschrikken. Meestal kun je die woorden vervangen door woorden die veel voorkomen: gemakkelijke, herkenbare woorden. Vermijd formele, ambtelijke, ouderwetse woorden. Dus niet: Wij achten het noodzakelijk, maar: Wij vinden het nodig. Niet: conform afspraak, maar: zoals we hebben afgesproken. Stem je woordkeuze af op je doelgroep.
5 | Schrijf actief in plaats van passief
De lijdende vorm zorgt vaak voor afstand en onduidelijkheid. Schrijf dus actief. Niet: Het contract wordt vandaag naar u verstuurd, maar: Ik stuur u het contract vandaag. Niet: De beslissing werd genomen door het management, maar: Het management nam de beslissing. Actieve zinnen zijn direct en laten zien wie of wat de actie uitvoert. Door lijdende vormen te veranderen in actieve, maak je je tekst duidelijker én levendiger.
6 | Vermijd lange en ingewikkelde zinnen
Houd je zinnen kort en bondig. Loop je tekst kritisch na op lange, ingewikkelde zinnen. Je maakt je tekst aantrekkelijker en begrijpelijker door die zinnen in mootjes te hakken. Voorkom bijvoorbeeld lange zinnen met bijzinnen erin, zoals deze:
- Alle kantoorartikelen die jouw afdeling niet meer nodig heeft, of waar geen plek voor is op de werkkamers, kun je in de berging plaatsen.
Verdeel de informatie over kortere zinnen:
- Heeft jouw afdeling bepaalde kantoorartikelen niet meer nodig? Of is er geen plek meer voor op de werkkamers? Plaats die spullen dan in de berging.
7 | Liever moderne dan ouderwetse woorden
Vermijd ouderwetse woorden en uitdrukkingen. Denk aan je lezer als een gesprekspartner: kies de woorden die je zou gebruiken in een gesprek. Woorden die ouderwets of formeel klinken, kun je prima vervangen door woorden die elke lezer begrijpt. Dus niet aangaande uw klacht maar over uw klacht, niet alsmede maar ook, niet mijn mail met betrekking tot uw vraag maar mijn mail over uw vraag.
