Een korte introductie: wie is Voske?

Onze vertaalafdeling bestaat uit echte talenmensen. Zo ook onze Voske! Sinds het begin van haar carrière werkt ze in de (ver)taalwereld en heeft ze zich ontpopt tot een echte ster in vertaalcoördinatie. Voske studeerde Engels, voltooide een vertaalmaster en liep al tijdens haar studie stages bij vertaalbedrijven om kennis op te doen over het coördinatieproces. Ze ontdekte dat daar haar passie ligt en sinds mei 2021 werkt ze bij Taalcentrum-VU.

‘Wat werken bij Taalcentrum-VU zo leuk maakt, is het familiegevoel’, laat Voske weten. ‘We zijn een wat kleiner bedrijf waarbij je echt merkt dat iedereen voor elkaar klaarstaat en elkaar wil helpen. Er heerst een wij-gevoel: we zetten met z’n allen de schouders eronder met als doel onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn bij alle taalvragen die zij hebben. Dat maakt dit bedrijf zo mooi!’

Wat doet een vertaalcoördinator eigenlijk?

Als ‘vertaalco’ ben je echt een spin in het web. Je moet zorgen dat alles vlekkeloos verloopt en dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste taken uitvoeren. ‘Het overzicht bewaren is hierbij zeer belangrijk’, vertelt Voske. Het is een proces waarin alle stappen exact op elkaar moeten aansluiten:

• Stap 1: de aanvraag komt binnen. Voske: ‘Zeker bij nieuwe klanten moet je dan de juiste informatie opvragen. Van en naar welke taal moet vertaald worden? Wie is de doelgroep en wat is het doel? Moet je rekening houden met terminologieën, moet de tekst letterlijk vertaald worden of niet? En natuurlijk: wanneer moet de vertaling klaar zijn?
• Stap 2: op zoek naar de perfecte vertaler.
  De coördinator zoekt een vertaler die kennis heeft van het onderwerp, ervaring heeft in de branche en met de tekstsoort, en die native speaker is van de taal waarnaar vertaald wordt. Zodra die de opdracht aangenomen heeft, zorgt de coördinator voor de briefing.
• Stap 3: de vinger aan de pols. Heeft de vertaler tussendoor vragen? Dan stelt de coördinator die aan de klant. Ook geeft de coördinator bij grote vertaalprojecten de klant updates over het proces.
• Stap 4: de vertaling is klaar. De vertaalcoördinator zet de tekst door naar de revisor. Elke vertaling wordt namelijk gecheckt, zodat we de beste kwaliteitsvertalingen kunnen leveren.
• Stap 5: terug naar de klant. Als de revisor klaar is, ontvangt de vertaalcoördinator de definitieve vertaling. De coördinator loopt alles nog even na en levert de vertaling.
• Stap 6: nazorg. Klanten mogen binnen een bepaalde termijn vragen of opmerkingen terugkoppelen over de vertaling. Onze coördinatoren denken maar graag met de klant mee en overleggen eventueel nog met de vertaler.

Tot slot: is de vertaling goedgekeurd en is de klant tevreden? Dan is het vertaalproject afgerond en kunnen onze klanten onbezorgd internationaal zaken doen!

Betere coördinatie, betere vertalingen

Bij het Taalcentrum-VU staat de kwaliteit van vertalingen op de eerste plaats. Welke bijdrage levert de coördinator daaraan? Voske: ‘Dat begint al bij de briefing. Wij moeten de juiste informatie inwinnen bij de klant, en ook de wensen en behoeften in kaart brengen. Bovendien is het belangrijk onze vertalers goed te briefen. Als de briefing niet tiptop wordt uitgevoerd, bestaat de kans dat je de plank misslaat met de vertaling.’
‘Ook is het belangrijk dat we de juiste vertalers koppelen aan de opdracht’, gaat Voske verder. ‘Soms hebben klanten voorkeursvertalers; daar houden we natuurlijk rekening mee. Ditzelfde doen we bij het selecteren van de revisor. En doordat die de vertaling nog een keer kritisch checkt, wordt de kwaliteit altijd net wat beter. Vier ogen zien ten slotte meer dan twee!’
‘Tot slot check ik als coördinator of vaste klanten een termenlijst bij ons hebben opgebouwd, en of de vertalers daar toegang toe hebben. Zo zorgen we ervoor dat vertalingen niet alleen consistenter, maar ook efficiënter worden uitgevoerd.’

Persoonlijke benadering

Tevredenheid bij klanten en vertalers over dienstverlening en samenwerking staat bij ons hoog in het vaandel. Hoe bereik je dat? Voske: ‘Door het contact zo persoonlijk mogelijk te houden. Een persoonlijke benadering kost wat meer tijd, maar we vinden het wel zeer belangrijk om te blijven communiceren met elkaar. Als je ons nodig hebt voor vragen of gewoon om even te sparren, staat de deur (telefonisch of online) altijd open en kun je ons makkelijk en snel bereiken. Wij denken maar al te graag met je mee en ontzorgen je waar dat kan!’

Coördineren is nooit saai

‘Tientallen vertaalaanvragen per dag coördineren is best uitdagend’, zegt Voske. ‘Je hoeft je geen dag te vervelen. Het is uitdagend om continu het overzicht te bewaren, zeker omdat klanten vaak specifieke wensen en behoeften hebben waar we rekening mee houden. Door de strakke deadlines heb je als coördinator altijd te maken met tijdsdruk. Het is dan de kunst om ondanks die tijdsdruk toch onze persoonlijke dienstverlening te blijven leveren. Daarbij is het ook weleens puzzelen hoe een vertaling binnen de gestelde planning past. Een echt goede vertaling kost meer tijd dan mensen soms denken, maar daar komen we samen met de klant altijd wel uit.’

Met plezier de vertaalaanvragen coördineren

‘Het leuke aan mijn werk is dat het zo dynamisch is. Er zijn verschillende facetten waar je als coördinator rekening mee moet houden, en de aanvragen die wij binnenkrijgen zijn zeer divers. Ook de klant zo goed mogelijk helpen met de vertaal(aan)vragen die zij hebben, maakt dat ik met plezier naar mijn werk ga. Hetzelfde geldt voor het samenwerken met de vertalers en de andere ‘co’s’ om het proces tot een goed einde te brengen binnen de gestelde deadline.’

Ook een vertaling nodig?

Voske en haar collega's helpen je graag! Bekijk deze pagina voor meer informatie of neem contact met ons op via info@taalcentrum-vu.nl.