In de meeste gevallen kun je wij gebruiken: je schrijft je mail of brief immers namens de organisatie als geheel. Daarbij past de wij-vorm (of we) het best. In de praktijk ziet dat er zo uit:
- Met deze brief vragen wij u om aanvullende gegevens.
- We maken het bedrag binnenkort over op uw rekening.
Verwijzen naar jezelf
Verwijs je in jouw brief of mail naar jezelf? Gebruik dan de ik-vorm, bijvoorbeeld wanneer je verwijst naar een telefoongesprek of naar wat je zelf doet als schrijver:
- Op 20 januari heb ik telefonisch met u gesproken over uw klacht.
- Graag licht ik in deze brief toe hoe u uw pensioen kunt aanvullen.
De derde persoon
Naast wij en ik heb je nog een derde optie: de derde persoon. Met andere woorden, gebruik de naam van de organisatie: ABC BV neemt in dit geval de kosten voor zijn rekening. De derde persoon is weliswaar wat afstandelijker, maar kan handig zijn om herhaling van we/wij te voorkomen.
Natuurlijk mag je het gebruik van ik, we/wij en de derde persoon afwisselen binnen een en dezelfde brief of zelfs binnen één zin. Denk bijvoorbeeld aan:
- Op 28 februari hebt u ons een brief gestuurd over problemen met uw woningverhuurder. Graag leg ik u uit welke ondersteuning Stichting Huurhulp in dit soort gevallen kan bieden.
