Staatssecretaris Knops (Binnenlandse Zaken) heeft honderd taalexperts aangesteld om brieven van de overheid begrijpelijker te maken, schrijft het AD. Ambtenaren en hun schrijfvaardigheid – het blijft een dingetje. Beweer op een verjaardag ‘ambtenaren kunnen niet schrijven’, en iedereen zal het met je eens zijn. Ook de ambtenaren die op jouw verjaardag komen.
Hoe erg is het?
Hoe staat het dan met die onleesbare brieven en onleesbare nota’s van de ambtenarij? Om te beginnen: de overheid gaat vooruit. De overheid spant zich al jaren in om met projecten De overheid schrijft beter en het project Factor C (van communicatie) te zorgen voor duidelijker brieven.
Maar we zijn er nog niet. Nog altijd zijn er te veel brieven die van de lezer te veel moeite vragen. Nog altijd is er jargon dat voor elke andere Nederlander koeterwaals is. Staatssecretaris Knops noemt het voorbeeld van een vacaturetekst, waarin gezocht werd naar een Raakvlakmanager Strategische Beheerorganisatie Digitaal Stelsel Omgevingswet. De ambtenaar die dat bedacht heeft, zou inderdaad van de weg gehaald moeten worden.
Hoe komt het?
Waar komt die ambtelijkheid vandaan? Om te beginnen zijn er verzachtende omstandigheden.
- Ten eerste werken ambtenaren in een omgeving die bol staat van de afkortingen. In de advertentietekst voor de vacature voor die Raakvlakmanager staat: De SBO stuurt op de exploitatie en het beheer van het DSO dat wordt uitgevoerd door de TBO.
- Twee: ambtenaren werken in een omgeving die bol staat van het jargon en van woorden die nergens anders in Nederland voorkomen.
- En drie: alsof dat nog niet genoeg is, werken ambtenaren ook in een omgeving waar een jurist altijd kan zeggen dat de boodschap wel zorgvuldig en volledig moet zijn. De lange zinnen marcheren onmiddellijk de tekst binnen.
Ambtenaren die beleidstaken hebben, mógen misschien niet eens duidelijk schrijven. Dat stelt tenminste onderzoeker Niels van der Mast, die in 2011 promoveerde op een studie naar de taal van provincieambtenaren. Zelfs áls de ambtenaar wilde schrijven dat woningen moesten worden gesloopt voor de bouw van een spoorlijn, maakte haar leidinggevende ervan dat de woningen moesten worden geamoveerd.
Wat doe je eraan?
En wat kun je eraan doen? Lees alleen verder als ik je toestemming heb om open deuren in te trappen.
- Zorg dat de ambtelijke schrijvers zich verplaatsen in hun lezer. Doe eenvoudige oefeningen om te bedenken: Kent de lezer dit woord? Is dit een afkorting die voor zich spreekt? Is het belangrijk om te noemen in welke wet dit staat?
- Hou het kort. Kort is het nieuwe lang. Korte zinnen, korte teksten, het belangrijkste voorop. Bedenk dat de meeste mensen niet graag lange teksten lezen.
- Gebruik gewone woorden. Dat zijn woorden die de meeste mensen kennen. Schrijf dus niet dat er eenmalig aanvullende financiële beleidsruimte is, maar schrijf dat er extra geld voor is.
- Als je wilt bereiken dat de lezer iets doet: stel een vraag. Of geef een opdracht. Dus niet:
Uit de basisregistratie Personen blijkt dat uw reisdocument binnenkort verloopt. Verlenging dient tijdig te worden aangevraagd.
Maar wel:
Uw paspoort verloopt op 30 november. Wilt u een nieuw paspoort aanvragen? Doe dat vóór 5 november. Dan hebt u uw nieuwe paspoort op tijd. - Gebruik u, wij en zelfs ik. Bedenk dat de meeste schriftelijke communicatie steeds persoonlijker en informeler wordt. Kijk maar eens hoe uw favoriete webwinkel u aanspreekt.
- En het meest effectieve advies: schakel Taalcentrum-VU in. Dan weet je zeker dat het goed komt. Volg bijvoorbeeld een training begrijpelijk schrijven of laat je teksten checken.
