Anders kijken, waarderend schrijven: appreciative inquiry in rapporten

Een goed beoordelend rapport, bijvoorbeeld een auditverslag of projectevaluatie, is objectief en kritisch. Maar dat betekent niet dat de nadruk vooral moet liggen op tekortkomingen. Waarderend onderzoeken of appreciative inquiry biedt een effectievere aanpak. Je rapporteert niet minder kritisch over tekortkomingen, maar je kadert je bevindingen in op een opbouwende en constructieve manier. 

Appreciative inquiry is een veranderaanpak en onderzoeksmethode die uitgaat van wat al werkt. Veel organisaties gebruiken deze aanpak bij veranderingstrajecten gericht op cultuurverandering, samenwerking of teamontwikkeling. De kern is: je onderzoekt successen, sterke punten, goede ervaringen en werkzame patronen. Van daaruit kijk je hoe je die kunt versterken, uitbreiden en vertalen naar de toekomst.

Ook voor schrijvers van bijvoorbeeld onderzoeksrapporten en auditverslagen biedt waarderend onderzoeken een waardevolle aanpak. Je benoemt tekortkomingen en problemen, zonder ze centraal te stellen. Daarmee voorkom je dat je rapport weerstand oproept en dus niet leidt tot de gewenste verbeteringen. Natuurlijk betekent het niet dat je alleen maar positief bent; je rapport blijft even kritisch. Wat verandert is je uitgangspunt: je begint bij wat aantoonbaar werkt, en beschrijft van daaruit wat versterking nodig heeft.

Waarin zit het verschil?

En voorbeeld uit een inspectierapport over procesbewaking:

• De procesbewaking voldoet niet op alle afdelingen aan de gestelde normen.

Beter:

• Op sommige afdelingen is de procesbewaking beter geborgd dan op andere. Door deze manier van werken organisatiebreed in te voeren, kan de naleving structureel worden versterkt.

Je gaat uit van dezelfde observatie, maar benadrukt ook wat wel werkt en waarom. Dat maakt de aanbeveling concreter. Je reikt de lezer een verbeterrichting aan, in plaats van een negatief eindoordeel.

Het verschil zie je niet alleen in bevindingen, maar ook in aanbevelingen. Een aanbeveling als ‘De organisatie moet de communicatie met stakeholders verbeteren’ kun je ombuigen naar een waarderende presentatie:

• De momenten waarop structureel overleg plaatsvond, laten zien dat vaste afstemming werkt. Borg daarom gedurende de hele projectperiode een terugkerend overlegmoment met stakeholders.

De tweede formulering is concreter; de lezers zien waarop de aanbeveling is gebaseerd. Daardoor is de kans groter ze jouw aanbeveling serieus nemen.

Nauwkeuriger kijken, niet milder schrijven

Appreciative inquiry of waarderend rapporteren betekent vooral dat je jezelf andere vragen stelt. Ga uit van deze drie vragen:

• Wat werkt al? Wat gaat aantoonbaar goed?
• Onder welke omstandigheden gaat het goed?
• Wat is nodig om die aanpak breder of steviger toe te passen?

Die vragen helpen om gerichter te evalueren. Je gaat van een negatieve constatering naar een constructieve presentatie. Daarmee is de kans veel groter dat je rapport in vruchtbare aarde valt: je vermindert weerstand, omdat je de ontwikkelkansen benoemt. Aanbevelingen worden vaak beter ontvangen als de lezer zich ook herkent in wat al goed gaat. 

Een eyeopener voor rapportschrijvers

In onze trainingen over rapporteren merken we dat deze aanpak voor veel cursisten verhelderend is. Ze ontdekken dat appreciative inquiry ze helpt om problemen en verbeterkansen scherper en concreter te beschrijven, en dus om de doelgroep van het rapport ‘mee te krijgen’ in de aanbevelingen. Dat is waardevol bij bijvoorbeeld projectevaluaties of auditrapporten: je helpt de organisatie op een concrete en motiverende manier om verder te komen.

Meer weten? Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.