Hoe maak je effectieve notulen?

Notuleer efficiënt met structuur, helderheid en overzicht 

Hoe leer je notuleren? 

Notulen zijn meer dan een samenvatting van wat er in een vergadering gezegd is. Goede notulen zijn kort, duidelijk en direct bruikbaar. Ze voorkomen misverstanden en versnellen besluitvorming. Kan iedereen notuleren? Jazeker, als je het stapsgewijs aanpakt, kom je snel tot heldere, actiegerichte notulen. Hieronder lees je hoe je in vijf stappen effectieve notulen schrijft. 

Stap 1: kies het type verslag 

Hoe kun je efficiënt notuleren? Kies vooraf welk type verslag het beste past: 

• Uitgebreid verslag (waarin je de essentie per spreker weergeeft). 
• Beknopt verslag (waarbij je alleen op specifieke sprekers ingaat, als het relevant is wie iets gezegd heeft). 
• Actie-besluitenlijst (alleen besluiten, acties, uitvoerders en deadlines). 

Stap 2: Behandel kernvragen per agendapunt 

Hoe kun je het beste in een vergadering notuleren? Beantwoord per agendapunt de volgende vragen: 

• Waar gaat het over? 
• Wat is er gezegd? 
• Wat is er besloten? 
• Wie moet wat doen? 
• Wanneer moet het gedaan zijn? 

Zo houd je grip op de belangrijke onderwerpen, actiepunten en deadlines.  

Stap 3: Maak een duidelijke structuur 

Een logische indeling maakt je notulen begrijpelijk. Daarvoor kun je deze indeling aanhouden: 

• De kop, waarin je de aanwezigen vermeldt (voorzitter, secretaris en overige aanwezigen op alfabetische volgorde, met aanduiding van voorzitter en notulist). 
• De genummerde agendapunten met titel. 
• De aparte actielijst met nummering uit de agendapunten. 

Komt een agendapunt uitgebreid aan de orde in het verslag? Houd de tekst dan zo overzichtelijk mogelijk: gebruik tussenkopjes en opsommingen met nummering of stippen.  

Stap 4: Markeer de actiepunten 

Markeer acties in het verslag altijd duidelijk aan het eind van elk agendapunt, bijvoorbeeld onder een kopje Acties. Voeg altijd een aparte actielijst toe aan het verslag. Die lijst heeft een tabelvorm, met daarin de acties, de uitvoerders en de deadlines. In deze lijst krijgt een actie een nummer dat correspondeert met het bijbehorende agendapunt. Zo kun je de actie snel terugzoeken in het verslag. 

Stap 5: Schrijf een tekst die iedereen begrijpt 

Voor bruikbare notulen is begrijpelijkheid van belang. Met deze tips heb je begrijpelijke notulen: 

• Maak tijdens het schrijven een opsomming van de belangrijkste punten, en werk de tekst daarna snel uit.  
• Schrijf in de tegenwoordige tijd, in korte en actieve formuleringen 
• Leg jargon uit en schrijf afkortingen voluit (in ieder geval de eerste keer) 
• Behandel één onderwerp per alinea 
• Hoe notuleer je een gesprek? Noteer bij uitspraken aan het begin van de zin van wie ze afkomstig zijn. Letterlijke citaten zijn niet nodig, behalve soms bij een rondvraag. 

Bonustip: hoe kun je notuleren met AI? 

AI kan notuleren makkelijker maken. Gebruik bijvoorbeeld AI om audio-opnamen om te zetten naar tekst, of om jouw transcripties samen te vatten. Upload een opname naar tools als Otter.ai of gebruik de transcriptiefunctie in Microsoft Teams. Heb je de tekst al zelf uitgeschreven? Dan kun je bijvoorbeeld ChatGPT inzetten om die tekst om te zetten naar een vergaderverslag. Maar dat heeft wel beperkingen: wees altijd heel voorzichtig met vertrouwelijke informatie in online tools.  

Beter leren notuleren? 

Wil je aan sneller en beter leren notuleren? Ga samen met je collega’s aan de slag onder begeleiding van een van onze trainers. We maken het programma op maat, op basis van jullie leerbehoefte en type vergaderingen. Bekijk de training Notuleren of neem direct contact op voor advies.