Hoe schrijf je een overheidstekst op B1-niveau?

Communiceren in begrijpelijke taal is belangrijk voor de overheid. Als je als gemeente, waterschap of belastingdienst een brief stuurt of informatie op je website zet, moeten mensen die snel kunnen begrijpen. Maar wat is begrijpelijke taal precies? In deze blog lees je wat schrijven op B1 niveau betekent en krijg je tips voor duidelijke overheidstaal.

Bijna alle overheden hanteren de richtlijn dat publiekscommunicatie op B1-niveau geschreven moet zijn. Dat betekent: in eenvoudig Nederlands, zonder moeilijke woorden of lange en ingewikkelde zinnen. Dit zorgt ervoor dat de overgrote meerderheid van de bevolking de teksten begrijpt. Inclusief mensen zonder (theoretische) opleiding. En ook wo-opgeleiden hebben vaak een voorkeur voor teksten op B1-niveau. Schrijven op niveau B1 betekent niet dat je jip-en-janneketaal schrijft, maar dat je zorgt voor toegankelijke en begrijpelijke communicatie. Hoe doe je dat?

1. Schrijf korte zinnen

Een belangrijk kenmerk van een B1-tekst zijn korte zinnen. Zorg dat zinnen niet langer zijn dan ongeveer vijftien woorden. Dat leest makkelijker en voorkomt dat de lezer de draad kwijtraakt. Let vooral op bijzinnen. Die maken een zin snel te lang of ingewikkeld. Vaak kun je zulke bijzinnen omzetten tot korte, zelfstandige zinnen. 

Voorbeeld

• Als u zich niet aan de regels houdt, kunnen we besluiten uw aanvraag niet verder te behandelen.

Alternatief

• Houdt u zich niet aan de regels? Dan stoppen wij uw aanvraag.

2. Zorg voor een duidelijke structuur

Een tekst die er overzichtelijk uitziet, helpt de lezer sneller begrijpen wat er staat en wat belangrijk is. Gebruik kopjes, alinea’s en witregels om structuur aan te brengen. Begin met het belangrijkste: wat moet de lezer doen of weten?

Tip: houd alinea’s kort en overzichtelijk. Zet per alinea één boodschap centraal. En zet boven (groepjes) alinea’s tussenkopjes die de inhoud samenvatten, zoals Wat moet u doen? of Wanneer krijgt u antwoord?

3. Gebruik actieve zinnen

In een actieve zin is duidelijk wie iets doet. Actieve zinnen maken de tekst directer en begrijpelijker. Vermijd passieve zinnen; die herken je aan de hulpwerkwoorden worden of zijn (zoals in: De subsidie wordt/is aangevraagd). Maak duidelijk wie wat doet:

Voorbeeld

• Het formulier moet ingevuld worden.

Alternatief

• U vult het formulier in.

4. Leg moeilijke woorden uit of vervang ze

Vermijd vakjargon, juridische termen en ambtelijke taal. Moet je een moeilijk woord toch gebruiken? Leg het dan kort uit, omschrijf het, of geef er een duidelijk voorbeeld bij.

Voorbeeld

• Uw bezwaarschrift wordt niet-ontvankelijk verklaard, omdat het te laat is ontvangen.

Alternatief

• We behandelen uw bezwaar niet, omdat we het te laat hebben ontvangen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een moeilijk leesbare overheidstekst en dezelfde tekst op B1-niveau.

Een praktijkvoorbeeld: van ingewikkeld naar B1

5. Werk met begrijpelijke brievenmodellen

Teksten omzetten naar niveau B1 kan een pittige klus zijn. Hoe maak je het voor jou (en je collega’s) makkelijker? Stel standaardmodellen op voor veelgebruikte brieven, zoals beslissingen of uitnodigingen. Je kunt dat samen met je team doen, of een ervaren redacteur inschakelen. Zo heb je een set goed bruikbare basisteksten op B1-niveau. Medewerkers kunnen de modellen daarna makkelijk aanpassen aan hun situatie. Daarmee bespaar je tijd en zorg je voor consistente, begrijpelijke communicatie.

Veel organisaties kiezen ervoor hun medewerkers te helpen met B1-schrijven door ze hierin een training te geven. In onze cursus Begrijpelijk schrijven leren deelnemers hoe zij duidelijke en klantvriendelijke overheidscommunicatie schrijven. Tijdens de cursus ervaren deelnemers hoe prettig teksten op B1-niveau lezen en oefenen ze met herschrijvingen, met hun eigen teksten.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.