Zo kies je de juiste aanhef in een Engelse e-mail

Je Engelse e-mail is klaar. De boodschap is helder, de spelling klopt, maar dan blijf je hangen bij de eerste regel. Welke aanhef kies je: Dear Sir or Madam of een inclusiever alternatief? Steeds meer organisaties kiezen voor een professionele aanhef zonder onnodige verwijzing naar gender.

Begin met wat je weet

De beste aanhef is meestal de meest persoonlijke. Ken je de naam van de ontvanger? Gebruik die dan. Bijvoorbeeld:

• Dear Henry,
• Dear Jordan Taylor,
• Dear Priya Patel,

Met een naam voorkom je dat je aannames doet over iemands gender of aanspreekvorm. Bovendien oogt zo'n aanhef vriendelijk, professioneel en persoonlijk.

Weet je dat iemand een academische titel heeft, zoals Professor of Dr? Dan kun je die ook gebruiken. Houd daarbij altijd rekening met de voorkeur van de ontvanger. Gebruik na de titel de achternaam en vermeld alleen de hoogste academische titel. Bijvoorbeeld:

• Dear Professor Taylor,
• Dear Dr Patel,

Naam niet bekend? Gebruik de functie of afdeling

Ken je de naam van de ontvanger niet? Spreek dan de afdeling of het team aan. Dat is duidelijk én genderneutraal. Bijvoorbeeld:

• Dear Recruitment Team,
• Dear Conference Organisers,
• Dear Accounts Department,

Schrijf je aan meerdere mensen? Dan kun je kiezen voor:

• Dear Colleagues,
• Dear Team,
• Hello everyone,

Waarom zie je Dear Sir or Madam steeds minder?

Als je jaren geleden zakelijk Engels leerde, kreeg je het advies om een onbekende ontvanger aan te spreken met Dear Sir or Madam. Tegenwoordig adviseren veel Engelstalige stijlgidsen om een neutralere aanhef te kiezen. De reden is eenvoudig: Sir en Madam gaan uit van een man-vrouwonderscheid. Organisaties besteden steeds meer aandacht aan inclusieve communicatie en kiezen daarom liever voor formuleringen waarin iedereen zich aangesproken voelt.

Ook bij andere aanspreekvormen zie je die ontwikkeling terug. Mr en Ms zijn nog steeds correct als je weet dat iemand die vorm gebruikt. Maar veel organisaties laten titels tegenwoordig helemaal weg en spreken mensen simpelweg aan met hun naam, zoals je hierboven las. Eventueel kun je de genderneutrale vorm Mx gebruiken, maar doe dat alleen als iemand zelf aangeeft dat dit de gewenste aanspreekvorm is.

Inclusief schrijven hoeft niet ingewikkeld te zijn

Inclusief taalgebruik draait niet om ingewikkelde regels, maar om bewust schrijven. Stel jezelf daarom drie eenvoudige vragen:

• Ken ik de naam van de ontvanger?
• Kan ik de functie of afdeling gebruiken?
• Doe ik onnodige aannames over gender of aanspreekvorm?

Met een kleine aanpassing maak je je e-mail vaak al toegankelijker en professioneler.

Een goede eerste indruk begint bij de eerste regel

De aanhef bestaat uit één regel, maar bepaalt wel de eerste indruk van je e-mail. Kies je voor een neutrale en passende begroeting, dan laat je zien dat je zorgvuldig communiceert en oog hebt voor je lezer. Dat past bij modern zakelijk Engels én bij organisaties die professioneel en inclusief willen communiceren.

Wil je zelfverzekerd zakelijk Engels schrijven?

Onze taaltrainers helpen je graag om duidelijk, professioneel en natuurlijk Engels te schrijven. Of je nu betere zakelijke e-mails wilt schrijven, ondersteuning zoekt bij Engelse teksten of je taalvaardigheid wilt verbeteren met een cursus Zakelijk Engels: wij denken graag met je mee.

Neem contact op voor advies op maat.