Zonder vakjargon, mét begrip voor je klant
Als accountant ben je dagelijks bezig met cijfers, controles en adviezen. Maar veel klanten vinden financiële teksten lastig. En dat kan zorgen voor verwarring of onnodige vragen achteraf. Gelukkig kun je met een paar aanpassingen jouw financiële tekst veel duidelijker maken.
1. Schrijf vanuit de klant
Wat wil je klant wéten? En wat moet hij of zij doen met jouw informatie? Ga er niet van uit dat jouw klant elk woord snapt, maar leg uit, maak het concreet en geef voorbeelden.
Voorbeeld
· Niet: Er is een waardering uitgevoerd van uw activa. Daarbij is de continuïteitsveronderstelling van toepassing.
· Wel: We hebben de waarde bepaald van uw activa (bezittingen). Daarbij zijn we ervan uitgegaan dat u het bedrijf dit jaar voortzet.
De aangepaste tekst is veel duidelijker: je legt uit wat er gebeurd is in woorden die de klant begrijpt.
2. Structuur is alles
Geef eerst de hoofdboodschap. Werk daarna in lagen: van kern naar toelichting en details. Maak je tekst ‘scanbaar’ met duidelijke kopjes, korte alinea’s en opsommingen.
Voorbeeld
|
Niet: stap voor stap naar de kern |
Wel: kern aan het begin |
|
In het tweede kwartaal hebben we een aantal ontwikkelingen gezien. De voorraad is gestegen met ongeveer €20.000 door seizoensgebonden inkoop. Tegelijkertijd is er een bedrag aan openstaande facturen van €8.000. Het effect hiervan is dat uw bedrijf ongeveer €25.000 minder direct beschikbaar heeft. |
Uw bedrijf heeft €25.000 minder direct beschikbaar dan vorig kwartaal. Dit komt doordat meer geld vastzit in voorraad en openstaande facturen:
|
3. Vermijd vaktaal (of leg het uit)
Accountantsjargon is vaak niet te vermijden. Maar je kunt vaktermen vaak wél vertalen. Is een term nodig? Geef dan een korte uitleg in gewone taal.
Voorbeelden
- Afschrijvingen → De aanschafkosten van uw machines verdeeld over de jaren dat u ze gebruikt.
- Fiscale eenheid → Uw bedrijven worden voor de belasting als één groep gezien
- Materiële vaste activa → Gebouwen, machines en andere grote bezittingen
4. Schrijf actief en kort
Korte zinnen, actieve taal en geen onnodige bijzinnen: zo houd je de aandacht vast.
Voorbeeld:
- Niet: De jaarrekening is door ons kantoor samengesteld op basis van de door u verstrekte financiële gegevens en onderliggende administratie, waarbij wij uitgaan van de juistheid en volledigheid van de door u aangeleverde informatie.
- Wel: We hebben de jaarrekening opgesteld op basis van uw gegevens. We zijn ervan uitgegaan dat die informatie klopt.
5. Leg processen stap voor stap uit
Veel klanten vinden procedures rond controles, aangiftes of subsidierapportages ingewikkeld. Doorloop de procedure in korte stappen.
Voorbeeld
- U levert de documenten aan.
- Wij controleren de cijfers.
- Daarna bespreken we de concept-jaarrekening met u.
- Bent u akkoord? Dan sturen we het rapport naar de Belastingdienst.
Meer leren over begrijpelijk schrijven?
In onze training Begrijpelijk schrijven voor de financiële sector leer je hoe je jouw rapporten, toelichtingen en e-mails helder en klantgericht formuleert – ook in een vakgebied vol cijfers. We maken deze training op maat voor jouw werkpraktijk.
Neem contact op voor een advies op maat.
(2024).png){kind=small}
.png)
