Een aantal jaren geleden werden ze gepromoot als ‘het nieuwe rapport’: slidedocs. Dat zijn powerpoints die je niet presenteert, maar die je verspreidt als korte, goed leesbare documenten. De laatste tijd duiken slidedocs weer vaker op in de wereld van beleid en advies. Wat verklaart die populariteit en hoe zorg je voor een powerpointrapport dat zijn doel bereikt?
De slidedoc beleeft een comeback
Zo’n tien jaar geleden leek het powerpointrapport een revolutionair medium. De Amerikaanse communicatie-expert Nancy Duarte was de pleitbezorger van deze vorm van rapporteren. Haar advies: verruil traditionele Word-documenten voor compacte rapporten in PowerPoint. Kort en bondig, met heldere kernboodschappen, goed te lezen vanaf het scherm. Haar ideeën spraken aan, maar de het powerpointrapport brak nooit echt door.
Misschien is tijd nu pas echt rijp voor het idee, want bij onze opdrachtgevers en deelnemers aan onze rapporteertrainingen komen we heel regelmatig slidedocs tegen. Misschien omdat documenten vaker van een scherm worden gelezen, omdat besluitvormers houden van kernachtige teksten, en omdat sowieso maar heel weinig lezers blij worden van een Wordbestand van tientallen pagina’s.
Waarom slidedocs niet altijd werken
Dat slidedocs populair zijn, is dus begrijpelijk. Maar als je jouw rapport ombouwt tot een slidedoc, moet je het wel goed aanpakken. We komen vaak slidedocs tegen die eigenlijk ‘gewone’ rapporten zijn, bijna een-op-een in PowerPoint gezet. Het resultaat is een beeldscherm bomvol tekst, in één brede kolom, met lettertypes zo klein dat een hele paragraaf nog net op het scherm past. Vergeleken met een traditioneel A4-rapport zijn zulke slidedocs juist contraproductief: ze zijn minder prettig leesbaar.
Het ideaal is vaak te hoog gegrepen
Een slidedoc maken vraagt dus meer dan ‘je tekst in PowerPoint zetten’. Als je de voorschriften van Nancy Duarte volgt, moet je de tekst inkorten tot de kern, een lezergerichte opbouw bedenken, en ook nog zorgen voor een mooie vormgeving, ondersteund door sterk beeld. Als je dat allemaal op topniveau wilt doen, moet je niet alleen schrijver zijn, maar ook grafisch ontwerper en informatiearchitect. Of je bent heel veel tijd kwijt aan de vormgeving, waarna de tekst erbij inschiet.
Wat werkt dan wel? Focus op de tekst
Goede slidedocs maken, is dat haalbaar voor jou als rapportschrijver? Ja! In onze training over rapporteren in PowerPoint leggen we het accent op de tekst. Elk powerpointrapport wordt veel beter leesbaar als je focust op wat je als schrijver zéker in de hand hebt.
- Kort je tekst zo hard mogelijk in: wat is essentieel, wat kan weg?
- Schrijf vanuit kernboodschappen en laat die op elke pagina duidelijk terugkomen.
- Gebruik veel kopjes zodat je document scanbaar is, ook voor gehaaste lezers.
- Werk in smalle kolommen: brede regels lezen niet prettig.
- Werk met kaderteksten voor voorbeelden, terzijdes en definities. Dat maakt de hoofdtekst korter en zorgt voor een gevarieerd paginabeeld.
Het zijn 5 K’s: korte tekst, kernboodschappen, kopjes, kolommen, kaders. Natuurlijk is het mooi als je daarnaast ook nog werkt aan sterke vormgeving en visuele ondersteuning (waarbij slimme AI-tools je veel werk uit handen kunnen nemen). Maar als alleen al die vijf K’s in orde zijn, is jouw powerpointrapport gegarandeerd al een stuk effectiever.
___
Dit is een aangepaste versie van een artikel dat eerder verscheen in Tekstblad, het vakblad voor professionals in tekst en communicatie.
___
Wil je dat jouw slidedoc helder overkomt, met strakke kernboodschappen en een logische opbouw? Onze tekstredacteurs helpen je graag met de structuur en formulering van je rapport. Of volg een training Helder rapporten in PowerPoint op maat, waarin je leert hoe je sneller tot de kern komt en je lezers beter meeneemt. Neem contact met ons op voor trainingsadvies.
(2024).png){kind=small}
.png)
