Zeven tips voor jaarverslag schrijven

Hoe haal je meer uit je jaarverslag? Hoe kom je tot een prettig leesbaar, goed gestructureerd document dat óók nog eens mooi op tijd beschikbaar komt? Zeven tips van het Taalcentrum-VU.

1) Ken je doelgroep

Wie gaat je jaarverslag straks lezen? Burgers, potentiële klanten, geldverstrekkers … Als je jouw lezers helder voor ogen hebt, kun je eerste keuzes maken. Maak je verschillende jaarverslagen voor verschillende doelgroepen? Welke onderdelen zijn verplicht, welke niet? Kies je voor papier of een online jaarverslag? Wat wil jouw lezer? Een goed jaarverslag schrijven begint met antwoorden op deze vragen.

2) Bepaal je doel

Er is niets mis met een informatief jaarverslag, maar misschien reikt je doel verder. Wil je het verslag inzetten als pr-middel om de lezers te verrassen en je imago te versterken? Jouw keuze heeft gevolgen voor de opzet van het verslag, de inhoudsselectie, de tone-of-voice en de extra’s: denk aan interviews, kaderteksten, quotes, lijstjes, een tijdlijn et cetera.

3) Bepaal de rode draad

Voorkom een jaarverslag dat op de cijfers na uitwisselbaar is met het vorige. Wat kenmerkt het verslagjaar vooral? Wat is de rode draad in jouw activiteiten? Stel een tekstplan op en bepaal waar het zwaartepunt ligt: wat zijn de hoofdstukken die de meeste aandacht vragen?

4) Organiseer het schrijfproces

Plan het schrijfproces van eerste concept tot drukproefcontrole. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Schrijven je medewerkers de teksten zelf? Organiseer een aftrapbijeenkomst, stel een checklist met schrijfafspraken op en spreek momenten af waarop het team bij elkaar komt om de planning en de resultaten te bewaken.

5) Regel externe hulp

Een jaarverslag schrijven is een complexe klus. Wil je je mensen niet extra belasten met het schrijven van het jaarverslag? Schakel ervaren tekstschrijvers in en laat teksten schrijven of redigeren. Ook de coördinatie van het hele totstandkomingsproces kun je uitbesteden.

6) Bewaak de inhoud

Schrijvers zijn geneigd om de inhoud van de tekst verdedigen – maar wie verdedigt de lezer? Wijs daarom een waakhond aan: iemand die overzicht houdt en bepaalt of alle bijdragen voldoen aan de uitgangspunten. Schrap uit de hoofdtekst wat niet past bij je lezer, je doel en je rode draad.

7) Begin eerder

In welke maand ben je vorig jaar begonnen met het jaarverslag? Plan je voorbereidingen en startsessie dit jaar gerust twee maanden eerder in. Schakel al vanaf het eerste moment externe hulp in. Zo voorkom je dat jouw ambitieuze doelstellingen ten prooi vallen aan de beperkingen van een hoge tijdsdruk.

Online jaarverslag

Denk ook eens aan de mogelijkheden van een online jaarverslag. Maak bijvoorbeeld een 20 minutenjaarverslag, uitstekend leesbaar op je pc, tablet en smartphone. Vol met prachtige afbeeldingen en volledig meetbaar. Wij helpen je graag bij het schrijven van jouw online jaarverslag.