Als je een zakelijke brief of mail schrijft, wil je natuurlijk dat je gelezen wordt. Zeker als je iets van de lezer gedaan moet krijgen of de lezer op iets belangrijks wilt wijzen. Dan helpt een glasheldere tekst, die je lezer alinea voor alinea stap voor stap informeert. Maar hoe schrijf je eigenlijk een goede, korte en krachtige alinea?
Heldere alinea’s schrijven: doe het niet zo
Kijk eens mee naar dit voorbeeld, uit een brief van een gemeente. Een aannemer is bezig met een bouwproject en vraagt de gemeente: mag ik tijdens de bouw een groot reclamebord op straat zetten. De gemeente antwoordt: ja, dat mag. En voegt aan dat antwoord dit toe:
- Voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden wordt u een heffing (precariobelasting) opgelegd. De precarioheffing zal pas worden stopgezet op het moment dat u schriftelijk de gemeente de datum bericht waarop de werkzaamheden zijn afgerond. Daarom is het van belang dat u, zodra u weet wanneer de bouwactiviteiten stoppen of zijn gestopt, dit via bijgaand meldingsformulier meldt.
Zet de kernboodschap voorop in de alinea
Wat kan er beter? Wat de lezer vooral moet weten, staat helemaal achteraan. Daar leest de aannemer wat hij zéker niet uit het oog moet verliezen: de belasting stopt pas als hij zelf in actie komt. Als hij niet voor niets belasting wil betalen, moet hij melden wanneer hij het reclamebord van de straat weghaalt. Als je wilt dat die informatie goed overkomt, kun je hem beter aan het begin van de alinea zetten. Zo bijvoorbeeld:
- Laat u ons tijdig weten wanneer u het reclamebord weghaalt? Zolang de borden er staan, betaalt u namelijk kosten (precariobelasting). Weet u op welke datum u de borden weghaalt? Vermeld dat dan op het bijgaande meldingsformulier en stuur dit naar vergunningen@gemeente.nl. Wij stoppen de heffing van precariobelasting vanaf die datum.
Er zijn wel meer verschillen tussen het origineel en onze aanpassing van deze tekst: we hebben de taal eenvoudiger en directer gemaakt. Maar het belangrijkste is dat we de kernboodschap aan het begin van de alinea hebben gezet.
Hoe schrijf je een goede alinea?
Dat is dus het recept voor een goede alinea, waarin de lezer meteen doorheeft waar het om draait. Maak er een logisch, helder tekstblokje van. Behandel in je alinea niet meer dan één onderwerp, en laat je lezer niet nodeloos wachten: zet de kernboodschap voorop.
Wil je begrijpelijk(er) schrijven?
Volg de training Begrijpelijk schrijven (B1) en leer hoe je eenvoudige, lezergerichte en begrijpelijke teksten schrijft.
Bekijk de trainingspagina of neem contact op met trainingen@taalcentrum-vu.nl.
